Privacybeleid

Inleiding
In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens: welke we verzamelen en waarvoor we ze gebruiken. Ook leggen we uit hoe je jouw gegevens kunt inzien, laten wijzigen of verwijderen. We vinden het belangrijk dat jij hier goed van op de hoogte bent en raden je aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

OBQ en privacy

Gymnastiekvereniging OBQ is een onafhankelijke vereniging zonder winstoogmerk, van en voor sporters. Wij bieden diverse sportieve diensten aan onze leden en soms ook aan niet-leden. Daarbij verwerken wij privacygevoelige informatie, ook wel persoonsgegevens genoemd. In sommige gevallen werken wij bij de uitvoering van onze dienstverlening samen met andere verenigingen (wedstrijden b.v.) en de overkoepelende Sportbond.

Persoonsgegevens worden door ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij:

• duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij op het moment dat wij jouw persoonsgegevens uitvragen via ons inschrijfformulier en via deze privacyverklaring;
• je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin jouw toestemming is vereist;
• het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Wanneer wij meer uitvragen dan noodzakelijk is, dan doen wij dat alleen met jouw expliciete toestemming. We leggen je in dat geval helder uit waarom we deze aanvullende gegevens uitvragen;
• jouw gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn; wanneer wij jouw gegevens delen, afspraken maken met derde partijen om er onder andere voor te zorgen dat deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt;
• passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken

Gebruik van persoonsgegevens

Bij het gebruik van onze lidmaatschappen hebben wij bepaalde gegevens van je nodig. Dat zijn voornamelijk persoonsgegevens.
Persoonsgegevens
Afhankelijk van de diensten en functionaliteiten die je gebruikt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

• e-mailadres
• geboortedatum
• geslacht
• IBAN
• leeftijd
• lidnummer
• NAW-gegevens
• telefoonnummer
• vragen die jij aan ons stelt en/of meldingen die jij aan ons doorgeeft
• Ben je bij ons in dienst dan verwerken wij ook nog de volgende persoonsgegevens van jou:
• cv
• functie
• motivatiebrief
• BSN nummer
• Opleidingsniveau
• burgerlijke staat
• nationaliteit

Wij slaan deze persoonsgegevens alleen op wanneer dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is. In alle andere gevallen verwijderen we deze gegevens direct.

Doeleinden
Wij verwerken je persoonsgegevens voor een of meer van de volgende doeleinden (mede afhankelijk van welke diensten of functionaliteiten jij gebruikt):

• Om je gebruik te laten maken van je lidmaatschap, onze community, onze website of een van onze overige diensten (b.v. wedstrijden).
• Om je sollicitatie te verwerken.
• Om een eventuele vraag of klacht
• Om met jou te communiceren door middel van het verzenden van elektronische berichten en/of post te verwerken over activiteiten van de vereniging zoals bijvoorbeeld sponsoracties.

Back-up van (persoons)gegevens
Wij maken back-ups van onze ICT-systemen zodat we ze kunnen herstellen bij een beveiligingsincident. Ook zijn we verplicht jouw persoonsgegevens goed te beveiligen en te kunnen herstellen. Wij leren van beveiligingsincidenten bij andere organisaties en realiseren dat ondanks onze inspanningen zo’n situatie ook ons kan overkomen. Wanneer er een beveiligingsincident is of als een ICT-systeem crasht, zullen wij onze gegevens, dus ook jouw persoonsgegevens, herstellen. We lopen dan alle verzoeken om persoonsgegevens te verwijderen na en zorgen dat wij geen persoonsgegevens herstellen die wij niet mogen bezitten.

Wij maken de volgende back-ups:

• maandelijkse back-ups op externe harddisk die wij maximaal 1 jaar bewaren voor bestanden op de PC
  
  Onze gegevens staan beveiligd opgeslagen bij de leverancier voor de ledenadministratie die een directe koppeling heeft met de KNGU (All United) en voor ons eigen ledenadministratiesysteem gebruiken wij een AVG compliant leverancier (cloud service) e-boekhouden.nl.

Verstrekking aan derden

Wij zijn verplicht vanwege ons KNGU lidmaatschap de door jou verstrekte gegevens door te geven aan de KNGU als derde partij. Ook maken wij gebruik van een derde partij (iZettle) voor de afhandeling van iDeal- betalingen bij bijvoorbeeld onze uitvoeringen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is.

Gebruik voor marketingdoeleinden

Wanneer we je persoonsgegevens gebruiken voor bijvoorbeeld nieuwsbrieven dan kun je je daar altijd weer voor uitschrijven door een bericht te sturen aan: ledenadministratie@gymverenigingobq.nl.

In kaart brengen websitebezoek

Op de website van OBQ worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van je computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die je browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. OBQ en haar provider Ids Internet gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

Google analytics

OBQ en haar webhoster, Ids Internet, maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de Adwords- advertenties van OBQ bij Google zoekresultaatpagina’s zijn.
De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van je computer (IP- adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie.

Je treft ook het privacybeleid van Google Analytics hier aan. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan de webhoster, Ids Internet, van OBQ te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden.
Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. OBQ noch haar webhoster, Ids Internet, heeft hier invloed op. OBQ, noch haar webhoster Ids Internet heeft Google toestemming gegeven om via OBQ verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

Beveiligen en bewaren

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. Wij hebben hiervoor een informatiebeveiligingsbeleid. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren een standaard bewaartermijn van 2 jaar. Dat wil zeggen dat wij jouw gegevens 2 jaar nadat je lid en/of actief bent geweest zullen verwijderen c.q. anonimiseren. Wanneer een andere bewaartermijn geldt, zullen wij je daarvan op de hoogte brengen. Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons dit verplicht, zoals gegevens voor de Belastingdienst (financiële administratie).

Minderjarigen

Als je 16 jaar of jonger bent, dan mag je uitsluitend onder toezicht van jouw ouders of wettelijke vertegenwoordigers gebruik maken van onze diensten.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Het is aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen.

Inzage, correctie, wijzigen en verwijderen van jouw gegevens

Als je naar aanleiding van deze privacyverklaring contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via onderstaande contactgegevens.

E-mail Stuur een bericht aan ledenadministratie@gymverenigingobq.nl

Post Gymnastiekvereniging OBQ, Ledenadministratie
Schroorsmastate 8, 8925 LG Leeuwarden

Identificatie
Om misbruik te voorkomen vragen wij je om je bij een schriftelijk verzoek te identificeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet niet om op de kopie jouw BSN én jouw pasfoto af te schermen. Je kunt hier bijvoorbeeld de “KopieID-app” voor gebruiken. Ook wanneer je je aanvraag telefonisch indient, zullen we je aan de hand van de bij ons bekende gegevens moeten kunnen identificeren voordat wij jouw verzoek in behandeling zullen nemen. Wanneer je een verzoek tot inzage, correctie, wijzigen en/of verwijderen bij ons indient, zorgen wij ervoor dat jouw verzoek binnen 4 weken is afgehandeld. Lukt het ons niet om het binnen deze periode af te handelen, zullen we je daarvan op de hoogte brengen.

Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Inwerkingtreding
Deze (vernieuwde) privacyverklaring is in werking getreden op 19 januari 2021